Zoom のアカウントを社内の複数人で使い回してよいか

Zoom の有料アカウントを 1 つだけ契約し、ID とパスワードを部署で使い回すことは、利用規約が禁じています。Zoom が書面で前もって承認した場合だけが例外です。会議を主催する人には、1 人ずつアカウントを用意します。ほかの人の会議を代わりに予定する、不在の日に代わりに開く、といった用事は、Zoom の機能でできます。

利用規約が定めていること

Zoom 利用規約の 1.2 は「共有の禁止」という見出しで、こう定めています。「Zoom から書面で明示的に事前承認を得ている場合を除き、アカウント、ホスト権限、またはほかの個人に対するいかなるユーザー権限も共有できません」。ホスト権限は、会議を主催する権利のことです。続く文は、ログインに使う情報とパスワードも、ほかの個人と共有できないとしています。

この利用規約が誰に当たるかは、前文に書かれています。Zoom と書面で別の契約(マスター サブスクリプション契約)を結んだ会社には、利用規約ではなくその契約が当たります。Zoom サービス概要(サービスごとの条件を定めた文書)にも、同じ「共有の禁止」の項があります。この文書は、注文書や、販売代理店との契約を通じて注文するサービスも対象にしています。別の契約がある会社と、販売代理店から買っている会社は、自社の契約書も確かめます。

ホストが誰を指すかは、Zoom サービス概要に定義があります。ホストは、会議を主催する権利を与えられた「お客様の従業員、請負業者、または代理人である個人」です。主催する権利は、個人に付くものとして書かれています。業務委託の人をホストにするときも、その人個人に付けると読めます。

1 つのアカウントを皆で使うと起きること

時間が重なると会議を開けない

Zoom の公式ヘルプは、1 人の利用者が同時に主催できる会議の数を、契約の種類ごとに示しています。Zoom の画面では、1 人分の有料の利用枠を「ライセンス」と呼びます(以下、有料ライセンス)。有料ライセンスを持たない利用者と、プロという種類の契約で有料ライセンスを持つ利用者は、同時に 1 つです。ビジネス、教育機関向け、エンタープライズの契約では、有料ライセンスを持つ利用者が 2 つまで主催できます。

1 つのアカウントを皆で使うと、全員の会議がこの 1 人分の数に入ります。上限に達しているときに別の会議を始めようとすると、先の会議を終えるよう促す表示が出ると、公式ヘルプは説明しています。

誰が主催したか分からない

アカウントが 1 つだと、会議の予定や録画はすべてそのアカウントのものになります。どの会議を誰が開いたかは、アカウントの名前からは分かりません。そのアカウントに入れる人は、画面にある予定や録画を同じように開けます。

辞めた人がパスワードを知っている

パスワードを知っている人が辞めると、変更して残る全員に伝え直すまで、その人も入れます。この作業が続かなくなる理由は、退職者が出るたびにパスワードを変える運用の限界で説明しています。

共有で済ませていた用事を、分けたまま行う方法

共有したくなる用事には、アカウントを分けたまま使える Zoom の機能があります。

費用を抑えたい

会議に参加するだけの人に、主催する権利は要りません。Zoom サービス概要は、参加者を「ホスト以外の個人」と定義しています。

主催する人の全員に有料ライセンスが要るとも限りません。公式ヘルプによると、有料の契約の中にいて有料ライセンスを持たない利用者も、40 分までの会議を主催できます。ただし、こうした利用者を置ける数は Zoom の判断で限られます。Zoom は、提供を変えたりやめたりすることがあるともしています。有料ライセンスが要るのは、40 分を超える会議を主催する人と、クラウドへの録画などの追加の機能を使う人です。

ほかの人の会議を代わりに予定したい

会議を代わりに予定するために、その人のパスワードを預かる必要はありません。「スケジュール特権」は、ほかの利用者に、自分の代わりに会議を予定してもらう設定です。公式ヘルプが挙げる条件は、2 人とも有料ライセンスを持つこと、同じ会社の契約の中にいることなどです。管理者がこの機能を有効にしておくことも要ります。特権を受けた人は、その会議を代わりに始めることもできます。

主催者が不在の日に代わりに開きたい

会議を予定するときに、別の人を「代替ホスト」に指定できます。代替ホストは、本来の主催者の代わりにその会議を始められます。指定できる相手は、同じ会社の契約の中で有料ライセンスを持つ人です。指定は、予定した開始時刻までに済ませます。代替ホストは会議を予定できないので、予定も任せるならスケジュール特権を使います。

人が辞める、担当が代わる

利用規約は、アカウントやホスト権限を、ほかの個人に譲ることも移すこともできないとしています。例外は 2 つで、雇用などの関係が終わった場合と、Zoom が書面で前もって承認した場合です。辞めた人の権利を後任に付け替えることは、この例外に当たると読めます。忙しい日だけ別の人に貸す、という使い方は例外に挙がっていません。

公式ヘルプによると、管理者が利用者を止めると、その人はログインできなくなります(画面では「ディアクティベート」)。付いていた有料ライセンスは外れ、別の利用者に付けられます。利用者を削除すると、その人の会議の予定や録画も消えます。削除の前に、予定された会議やクラウドの録画などを、ほかの 1 人に移せます。その人専用の会議番号(パーソナルミーティング ID)で予定した会議は移せません。

会議室の機器で使いたい

会議室の機器で会議を開くために、誰かのアカウントでログインしたままにしている会社もあるでしょう。Zoom サービス概要には、会議室用のサービス Zoom Rooms が別に載っています。予定の表示や遠隔での管理など、会議室のための機能を持ちます。

共有をやめる順序

決まった手順は規約にないので、一例を示します。

1. 共有しているアカウントで、誰がどのくらいの長さの会議を開いているかを書き出します。有料ライセンスを用意する人数は、ここから決まります。
2. 会議を主催する人に、その人のアカウントを作ります。40 分を超える会議を主催する人には、有料ライセンスを付けます。
3. 代わりに予定する人や、代わりに開く人がいれば、スケジュール特権や代替ホストを設定します。
4. 共有していたアカウントは、使い続ける 1 人のものにし、パスワードを変えます。変えるまでは、これまでパスワードを知った全員が入れるからです。
5. 共有のアカウントに残る定例の会議は、誰が引き継ぐかを決めます。今の主催者と次の主催者の両方からスケジュール特権を受けた人は、始まる前の会議の主催者を替えられます。

生成 AI のサービスにも、同じ形の決まりがあります。ChatGPT のアカウント共有は規約違反かにまとめています。