info@ などの代表メールアドレスを複数人で使う方法(Gmail と Microsoft 365)

info@ や support@ のような代表メールアドレスは、複数人で使えます。1 つのアカウントの ID とパスワードを皆に教える必要はありません。Google Workspace にも Microsoft 365 にも、そのための仕組みがあります。各自は自分のアカウントでログインしたまま、同じアドレスのメールを読み書きします。

パスワードを皆で使うと起きること

Google の管理者ヘルプは「Google アカウントは、1 人のユーザーによる使用を想定しています」としています。1 つのアカウントのユーザー名とパスワードを何人かで持ち、頻繁に使った場合に起きることとして、次の 3 つを挙げています。

• アカウントの利用の上限(公式ヘルプでは「しきい値」)に達しやすくなる
• 本人ではない人が入ろうとしていると Google が判断すると、追加の質問や、ログイン時の本人確認の画面が出る
• 質問に答えられなかったり、本人確認ができなかったりすると、アカウントが一時的にロックされることがある

複数人で本人確認を受けるときの問題は、共有アカウントの二段階認証を複数人で使うときの問題と選択肢で説明しています。

Google Workspace の 2 つの方法

Gmail の委任

Gmail の委任は、アカウントの持ち主が、ほかの人を「代理人」に指定する機能です。公式ヘルプによると、代理人は持ち主に代わって、そのアカウントのメールを読み、送り、削除できます。代理人は、パスワードの変更も、チャットもできません。

Gmail ヘルプは、代理人が送ったメールには代理人のアドレスが表示されるとしています。会社の Google Workspace では、相手にどう見えるかが設定で決まります。管理者ヘルプによると、管理者は既定の表示を 2 つから選びます。持ち主と代理人の両方のアドレスを出す設定と、持ち主のアドレスだけを出す設定です。後者では、相手に代理人のアドレスは見えません。管理者が許可していれば、持ち主が自分でこの表示を変えられます。

• 委任できるのは Google アカウントです。代表アドレスが、別のアカウントの予備のアドレス(エイリアス)の場合は、代理人を追加できません。
• 代理人の数には上限があります。仕事用のアカウントは 1,000 人、個人用の @gmail.com は 10 人までで、同時に入れるのは通常の使い方で 40 人です。
• 会社や学校では、代理人にできるのは同じ組織の人です。グループを代理人にできるのは、管理者がそれを許可している場合です。
• 管理者が、組織で委任を使えるようにしておく必要があります。
• 招待は 1 週間で期限が切れます。使えるようになるまで最長 24 時間ほどかかることもあるので、切り替えの日は余裕を見て決めます。

追加と削除は、パソコンの Gmail の設定にある「アカウントへのアクセスを許可」で行います。

グループの共同トレイ

共同トレイは、Google グループ(複数の人をまとめた宛先)に届いたメールを、メンバーで分担して対応する機能です。仕事用のアカウントで Google グループを使えない場合は、管理者に有効にしてもらいます。そのうえで、グループのオーナーかマネージャーが、グループの共同トレイの機能を有効にします。公式ヘルプによると、権限を持つメンバーは次のことができます。

• 会話(1 件の問い合わせのやりとり)の担当者を、自分かほかのメンバーに決める
• 担当者が決まっているかどうかで、会話を探す
• 会話に「完了」「対応不要」「別の会話との重複」の印を付ける

Microsoft 365 の共有メールボックス

共有メールボックスは、複数の人が同じメールの箱を開くための仕組みです。権限を持つ人は、共有メールボックスのアドレスを差出人にして送れます。

• 使えるのは組織内のユーザーだけです。社外の人と使うなら、Microsoft 365 グループ(Outlook で使うグループ)を検討するよう、Microsoft は案内しています。
• 共有メールボックスを開く人は、それぞれ Exchange Online(Microsoft 365 のメールのサービス)のライセンス(利用する契約)を持っている必要があります。共有メールボックスそのものには、50 GB までならライセンスなしでメールを置けます。
• Microsoft は、共有メールボックスが対応する人数を最大 25 人としています。同時に開く人が多すぎると、つながらなかったりメールが重複したりすることがあります。それより多い人数なら、Microsoft 365 グループを使うよう案内しています。
• 共有メールボックスに対応するユーザーアカウントは、直接ログインして使うものではありません。作った時点でサインイン(ログインのこと)がブロックされていて、Microsoft はそのままにするよう求めています。パスワードは自動で作られ、誰も知らず、使うことも想定されていません。

3 つの方法の違い

「向いている場面」は、公式ヘルプの説明から読み取った目安です。

共有メールボックスの差出人は、送る人に付けた権限で変わります。Microsoft の例では、「メールボックス所有者として送信する」権限で送ると、共有メールボックスが送ったように見えます。「代理人として送信する」権限では、共有メールボックスの代わりに本人が送った、という形で見えます。共同トレイでは、「グループとして投稿」の権限を持つ人が、グループのアドレスから送れます。

人が代わるとき

上の 3 つの方法では、外れる人の指定を外します。Gmail の委任なら、代理人から削除します。共同トレイなら、メンバーを管理する権限を持つ人が、その人をグループから削除します。共有メールボックスなら、管理者がその人の権限を削除します。残る人のログインは変わりません。

Gmail の委任を使う場合も、代表アドレスのアカウント自体のパスワードは残ります。代理人は自分のアカウントでログインするので、このパスワードを知る人は持ち主だけで足ります。

代表アドレスで登録した外部サービス

メールの受け方を分けても、残るものがあります。代表アドレスを ID にして登録した、外部のサービスのアカウントです。ID は 1 つで、パスワードも 1 つなので、使う人は同じパスワードを知ることになります。

確かめておきたいのは、パスワードを再設定するメールの届き先です。再設定のメールが、登録したアドレスに届く作りのサービスがあります。その場合、代表アドレスのメールを読める人は、そのサービスのパスワードを変えられる立場にあります。代表アドレスのメールを読める人を、そのサービスを使う人の範囲に合わせて絞っておきます。代表アドレスで何を登録しているかは、共有アカウントの棚卸しの手順と台帳の項目の手順で一覧にできます。