ハローワークの求人者マイページを複数の担当者や社労士と使うときの追加アカウント

ハローワークインターネットサービスの求人者マイページは、事業所が求人の申込みや応募者の管理を行う専用のページです。1 つの事業所で複数のアカウントを持てるので、1 組のメールアドレスとパスワードを採用担当の全員で使わずに済みます。採用に使うサービス全般の考え方は、採用媒体のアカウントを複数人で使うときの権限と共有 IDにまとめています。

利用規約が定めていること

利用規約の 4 条は、求人者マイページのアカウントについて 3 つのことを定めています。

1 つめは数です。最初に設定したログインアカウントは、メールアドレスとパスワードの 1 組です。規約は、これに「追加アカウント（別のメールアドレスとパスワード）を１０個まで登録することができます」としています。

2 つめは管理です。アカウントは、マイページを開設した事業所の責任で管理し、「第三者に開示、または利用させてはならない」としています。

3 つめは例外です。社会保険労務士など、法令で求人の申込みの事務代理(事業主に代わって手続きを行うこと)が認められた者には、契約によって使わせられます。この場合は、事務代理に必要な範囲に限って認められます。これによって生じた損害や紛争は、当事者のあいだで解決するとされています。

追加アカウントでできること

利用者マニュアルは、採用担当者が複数いる事業所に、アカウントの追加を勧めています。追加アカウントでも、求人の仮登録(ハローワークの確認を受ける前の申込み)、求人情報の編集、メッセージの管理、応募者の管理ができます。できないのは次の 3 つです。

• アカウントの追加
• アカウント(メールアドレス・パスワード)の変更
• マイページからの退会

ハローワークインターネットサービスの開設方法のページは、追加したアカウントでは、アカウントの削除もできないとしています。人の出入りを決める操作は、最初のログインアカウントで行うことになります。最初のログインアカウントは、採用の責任者か、事業所の管理部門が持つ形が考えられます。利用者マニュアルは、最初のログインアカウントに、複数人が読めるアドレスを勧めています。個人名のアドレスだと、その人の退職でメールを読めなくなり、ログインできなくなることがあるためです。

追加の手順は、マイページの「各種設定」の「追加アカウント一覧」で「アカウントを追加」を押し、メールアドレスとパスワードを入力するものです。ほかのアカウントで使っているメールアドレスは使えません。ワンタイムパスワード(ログインのときにメールで届く使い捨てのコード)の入力は、省く設定ができます。この設定は追加アカウントには引き継がれず、アカウントごとに行います。

社会保険労務士に求人の申込みを任せるとき

厚生労働省と労働局、ハローワークの連名の案内は、事務代理による求人の申込みについて、次の点を示しています。

• 求人者マイページには応募者の情報を見る機能もあるので、アカウントの登録と管理は求人者が行います。
• 社会保険労務士には、求人者から追加アカウント(求人者が決めたメールアドレスとパスワード)の貸与を受けるよう案内しています。
• 貸与されたアカウントで使う機能は、契約に基づく事務代理の範囲に限るよう案内しています。求人の申込み、求人の変更、事業所情報の変更などです。
• 仮登録のときは、最後にある「ハローワークへの連絡事項」の欄に入力するよう案内しています。入力するのは、社会保険労務士の氏名と電話番号、事務代理による申込みであることです。
• 同じメールアドレスを複数のマイページに登録できないので、社会保険労務士は、求人者ごとに別の追加アカウントを管理することになります。

ログインのときには、アカウントのメールアドレスにワンタイムパスワードが届きます。よくあるご質問によると、この手順は、最初のログインアカウントと追加アカウントのそれぞれで要ります。貸与する追加アカウントのメールアドレスに届くメールを誰が読むかは、貸与の前に決めておく項目です。

利用者マニュアルは、追加アカウントでも応募者の管理ができるとしています。貸与したアカウントでも、応募者の管理の画面は開けることになります。何を任せ、何を見ないかは、契約で決めておきます。

規約は、アカウントを第三者に使わせることを禁じています。例外は、社会保険労務士など、法令で求人の申込みの事務代理が認められた者に限られます。採用代行の会社に使わせたい場合は、この例外に当たるかを先にハローワークに確かめます。契約に入れる項目の考え方は、採用代行(RPO)に媒体アカウントを渡すときの整理が参考になります。

担当者が代わるとき

担当者が退職や異動で外れるときは、その人の追加アカウントを削除します。最初のログインアカウントで「各種設定」の「追加アカウント一覧」を開き、そのアカウントの「削除」を押します。削除したあとのメッセージの扱いは、公式の資料で食い違っています。利用者マニュアルは、ほかのアカウントから確認できるとしています。開設方法のページは、そのアカウントでやり取りしたメッセージが自動で消えるとしています。残しておきたいやり取りは、削除の前に控えておきます。

社会保険労務士との契約が終わったときも、同じ操作で貸与したアカウントを削除します。

追加アカウントを 1 人に 1 つずつ渡していれば、外れる人の分を削除するだけで済みます。1 つの追加アカウントを何人かで使っている場合は、1 人が外れるたびに、残る人だけが入れる状態に戻す作業が要ります。利用者マニュアルによると、追加アカウントでは、アカウント(メールアドレス・パスワード)の変更ができません。開設方法のページが示す手順は、そのアカウントを削除して追加し直すものです。この手順も削除を伴うので、上に書いたメッセージの扱いに気をつけます。利用者マニュアルのログインの章には、パスワードを忘れた場合に、メールアドレスに届く認証キーで新しいパスワードを設定しなおす手順もあります。こちらは追加アカウントの節にはないので、使う前に画面で確かめます。どちらの場合も、新しいパスワードを残る人に伝え直すことになります。共用するアカウントでは、メールで届くワンタイムパスワードを、使う人の全員が読める必要もあります。外れた人が、そのアカウントのメールアドレスに届くメールを読めない状態にしてから、パスワードを変えます。

採用の繁忙期に人が増えるとき

アカウントは、最初のログインアカウントと合わせて 11 個までです。社内の応援の人を含めてそれより多くの人が使う事業所では、どれかを複数人で使うことになります。その場合は、どのアカウントを誰が使っているかの一覧を作り、応援の期間が終わったら、そのアカウントを作り直す進め方が考えられます。一覧がないと、応募者の情報を誰が見られる状態なのかを、あとから確かめられません。社外の会社の人は、上の例外に当たる場合を除いて、規約の言う第三者に当たると読めます。派遣の人のように判断に迷う場合は、ハローワークに確かめます。繁忙期の進め方は、採用の繁忙期に増える人へ、パスワードを渡さずに媒体を使わせる方法で扱っています。