Indeed の企業アカウントを採用代行や社内の複数人で使うときのユーザー管理

採用代行(RPO。採用の業務を外部の会社に任せること)や社内の複数人で Indeed の企業アカウントを使うときは、使う人を一人ずつユーザーとして追加します。1 つのログインを何人かで使うことはしません。Indeed の利用規約が、ログイン情報をほかの人と共有することを認めていないためです。追加と削除は管理者の権限を持つ人が「登録ユーザー」のページで行い、権限は任せる仕事に合わせて選びます。採用代行に何を任せ、契約で何を決めるかは採用代行(RPO)に媒体アカウントを渡すときの整理にまとめています。

1 つのログインを共有しない理由

Indeed の利用規約の全ユーザー向けの部分(セクション D の 7)は、アカウントの認証情報(ログインに使う情報)の扱いを定めています。そこには「これらの情報を他者と共有することはできません」とあります。同じ箇所は、ほかの人にアカウントを使わせた場合、その人の行動も持ち主の行動として扱われる、としています。社員のログインを採用代行の担当者に教えると、規約に反するうえ、規約上は担当者の操作の結果を社員本人が負う形になります。

採用企業向けのヘルプも、1 つのメールアドレスとパスワードを共有せず、一人ひとりをユーザーとして追加するよう勧めています。追加した人には、それぞれのログイン情報が発行されます。

ログインの仕組みの面でも、共有は成り立ちにくくなっています。ヘルプによると、Indeed はパスワードでのログインを順に廃止していて、新しいアカウントはパスワードを使わない方式で作られます。メールアドレスで入る場合、ログイン用のコードはほとんどの場合、登録した電話番号に届きます。1 つのログインを何人かで使うと、その電話を持つ人がいないと、ほかの人は入れません。

所有者と管理者を誰にするか

最初に、アカウントの所有者と管理者が社員になっているかを確かめます。利用規約の採用企業向けの部分(セクション B の 1)によると、会社を代表して作ったアカウントは会社に帰属します。ユーザーの権限の管理を含め、アカウントでの活動すべてに会社が責任を負う、ともあります。採用代行の会社が立ち上げを手伝ったアカウントでは、所有者が社外の人になっていることがあります。所有者は、ダッシュボード右上の企業名を押すと表示されます。表示されないときは Indeed に問い合わせます。所有者を変えたり外したりするには、Indeed への問い合わせが要ります。

ユーザーの追加と削除は、管理者が行います。ただし、ほかにも人を追加できる権限があります。「ユーザーの管理」は自分と同じかそれより低い権限まで付けられ、高度なアクセスは面接官などの採用担当者を追加できます。求人管理者(代理店)は、管理者と同等とするヘルプがあります。これらを採用代行の担当者に付けると、採用代行の会社が自分たちで人を足せます。その結果、社内の誰も知らないユーザーが増えることがあります。決め方の一例は、追加と削除を社員の管理者だけが行い、採用代行の会社には担当者の追加と交代を届け出てもらう形です。

任せる仕事に合わせて役割を選ぶ

権限の付け方は、あらかじめ用意された役割から選ぶ方法と、権限を一つずつ組み合わせる方法(カスタム)の 2 通りです。ヘルプの「ユーザーとアクセス権限の概要」に載っている役割のうち、採用の仕事に関わるものを並べます。

採用代行に応募者への連絡と面接の日程調整だけを、一部の求人について任せるなら、制限付きアクセスが近い役割です。社内の面接官や部門の採用責任者にも、担当する求人だけの制限付きアクセスを使えます。標準アクセスと高度なアクセスでは、求人を限らずに応募者を見られます。求人の投稿や有料掲載も任せつつ見せる応募者を絞るなら、カスタムで「求人」の権限と、応募者の「制限付き」を組み合わせます。高度なアクセスでも有料掲載はできますが、面接官などを追加でき、すべてのレポートを見られるので、任せる範囲より広くならないかを確かめます。

求人管理者(代理店)は日本だけの、代理店向けの役割です。応募者の情報は扱えませんが、請求の管理を含みます。別のヘルプは、応募者の画面を使えないほかは管理者と同等としています。採用代行に付けると人の追加や削除までできると読めるので、付けられるか、付けてよいかを Indeed に確かめます。

費用にも注意が要ります。利用規約(セクション B の 1)では、特定の役割を持つユーザーは Indeed のサービスを購入でき、その料金は会社が支払います。費用のかかる有料掲載は、高度なアクセスのほか、カスタムの「求人」の権限でもできます。「求人」の権限には、有料掲載を含まない選択肢もあります。請求書の支払いと請求先の編集は「請求」の権限です。有料掲載や支払いを任せないなら、これらを付けません。

採用代行の担当者を追加するとき

追加はメールアドレスで行い、相手は Indeed のアカウントを持っている必要があります。持っていない人を追加すると、アカウントを作るよう促すメッセージが出ます。決め方の一例は、採用代行の担当者に所属する会社のメールアドレスで自分の Indeed アカウントを作ってもらい、それを追加する形です。ユーザーの一覧で、どの会社の人かを見分けられます。複数の会社を担当する人は、1 つのログインに複数の会社のアカウントがつながり、ダッシュボード右上のメニューで切り替えて使えます。

Indeed には、社員が会社の ID 管理サービス(Okta、Microsoft Entra ID など)のログインで入れる仕組みがあります。画面での名前は「シングルサインオン(SSO)」です。これを使う会社は、2 点を確かめます。1 つは、入れるメールアドレスのドメイン(@ より後ろの部分)を決める「ドメイン制限」です。有効にしているなら、採用代行の会社のドメインを承認済みに加えないと、その担当者は入れません。もう 1 つは、退職した社員のアクセス権が自動で消える仕組みです。会社のログインを持たない採用代行の担当者には当てはまらないので、その人の分は「登録ユーザー」のページで外すことになります。

外すとき

外す操作は、「登録ユーザー」のページで対象の人を探し、「アクション」の列にある 3 点のアイコンから「削除する」を選ぶだけです。ヘルプによると、権限を変えたときも削除したときも、本人には通知されません。採用代行の会社には、誰を外したかを別に伝えます。

契約が終わるときは、まず所有者が社員になっているかを確かめ、社外の人なら Indeed に問い合わせて社員に移します。そのうえで採用代行の担当者を全員削除し、ユーザーの一覧をもう一度見ます。管理者、求人管理者(代理店)、高度なアクセス、「ユーザーの管理」は、人を追加できる権限です。採用代行の担当者にこれらを付けていた場合は、その人たちが足したユーザーが残っていないかを、この一覧で確かめます。

削除したユーザーが作った求人や、応募者とのやり取りの記録がどう残るかは、公式ヘルプに書かれていません。担当していた求人の引き継ぎ先を決め、必要な記録があれば、削除の前に Indeed に確かめます。Indeed 以外のアカウントも含めた回収の順番は委託終了・担当交代時のアクセス回収チェックリストにあります。