採用媒体のアカウントを複数人で使うときの権限と共有 ID

採用媒体の企業アカウントを複数人で使うとき、決めることは 3 つです。担当者ごとの ID を発行できるか、どの権限を付けるか、退職や異動のときにどう外すかです。答えは媒体ごとに違うので、公式ヘルプで確認できた媒体を表にしました。人事・採用のアカウント全体の考え方は人事・採用のアカウント管理にまとめています。

媒体ごとの違い

発行できる媒体にも、人数と権限の条件があります。Wantedly は管理画面にアクセスできる人数が契約プランで決まります。公式ヘルプではライトプラン 15 人、スタンダードプラン 30 人、プレミアムプランは無制限で、数えるのは採用の「管理者」と「担当」の合計です。doda の権限は、人材紹介サービス向けのマニュアルに載っているものです。管理者は 1 名だけで、管理者代理から下は人数の制限がありません。Indeed は、追加する相手が Indeed に登録済みのメールアドレスを持っていることが条件です。Wantedly の紐付きを解除するページには、全体の権限としてオーナーも出てきます。

権限をどう選ぶか

権限は、任せる業務に要る範囲に合わせて選びます。応募者の氏名や連絡先を検索できる一覧は、個人情報保護法の個人データに当たると読めます。23 条は、個人データの漏えい、滅失、毀損(なくしたり壊したりすること)を防ぐために必要かつ適切な措置を求めています。使う人と見られる範囲を限ることがその措置に含まれる理由は、個人情報保護法の安全管理措置をアカウント管理に当てはめるにまとめています。

どの応募者を見せるかまで絞れる権限は、公式ヘルプで確認できたかぎりでは Wantedly の「担当」です。担当に設定された人が確認できるのは、「未対応」の候補者と、自分が担当に設定された候補者だけです。面接官や部門の担当者のように、一部の応募者だけを見ればよい人には、この権限を付けます。

Indeed と doda の権限は、見せる応募者ではなく、使える操作を絞ります。Indeed のカスタム設定は機能ごとのチェックで、公式ヘルプは「応募者の情報は閲覧できるが、求人情報の入力や編集はできないようにしたい場合」を例に挙げています。doda の参照ユーザーは、応募者・求人・原稿と、各種設定のうち人材紹介会社管理と設定情報確認を見るだけの権限で、スカウトの送信はできません。どちらも、見られる応募者を一部に絞る設定は公式ヘルプにありません。

アカウントの追加と削除ができるのは、Indeed の管理者、doda の管理者と管理者代理、Wantedly の全体の管理者です。doda では申込管理も請求管理も通常ユーザーが使えて、管理者・管理者代理と分かれるのはマスタ管理とユーザー管理だけです。doda のマニュアルは、「他の求人に関する情報を見られたくない」などの事情がなければ管理者代理にしておくとすべてのページが見られて便利だ、と書いています。便利さを取るか、見られる範囲を絞るかは、その担当者が応募者情報を扱う必要があるかで決めます。

応募者情報のダウンロードだけを止める権限は、公式ヘルプで確認できた媒体にはありません。出力してよい人と目的を運用で決め、誰がいつ何件出したかを残すことになります。決め方は応募者情報の持ち出しを防ぐアクセス管理にあります。

担当者ごとに分けられない媒体をどう使うか

IPA の「組織における内部不正防止ガイドライン」(第 5 版)の対策 7 は、利用者ごとの ID を個別のパスワード等で認証するよう求めています。Green と engage は ID が 1 つしかないため、この求めを媒体の中では満たせません。共有 ID だと誰が操作したかを識別できない理由は、オンボーディング・オフボーディング(アカウントの観点)とはにまとめています。

そこで、媒体の外で 3 つを決めます。使ってよい人の一覧、誰がいつ使ったかを残す方法、辞めた人が出たときのパスワードの変更です。決め方は担当者ごとに分けられないアカウントの扱いにあります。

どちらの媒体にも、入れる場所を絞る設定はあります。engage の公式ヘルプは、管理画面へのアクセスを特定の IP アドレスに限る IP 制限機能の設定手順を示しています。Green の公式ヘルプにも、指定した IP アドレスからだけログインできるログイン IP アドレス制限設定があります。使った人は分かりませんが、社外や自宅から共有 ID で入られることは止められます。

パスワードの変更と配り直しを繰り返したくない場合は、パスワードを見せずに使わせる方法があります。共有アカウントを複数人で安全に使う方法の比較が、手作業の台帳、パスワードマネージャー、ID 管理サービス、アクセス管理ツールの 4 つを比べています。

退職・異動のときに外す操作

外す操作は上の表のとおりですが、媒体ごとに先に済ませておくことがあります。

doda では、管理者の担当者が辞めるときに、退職前に管理者情報を別の人に変えます。管理者は削除できず、管理者情報を変えられるのは管理者だけだからです。削除したユーザーは復元できないので、記録が要るなら削除の前に出しておきます。

Wantedly では、辞める人が投稿したストーリーの投稿者を別のメンバーに変えてから、紐付きを解除します。個人アカウントが削除されると、その人が作成したストーリーも削除されるためです。全体の管理者は最低 1 名要るので、辞めるのが唯一の管理者なら先に引き継ぎます。

Green と engage は ID が 1 つで、止める操作そのものがありません。パスワードを変えて、残る人に配り直すことになります。

どの媒体でも、外したことを確かめる材料は、その媒体のユーザー一覧です。退職の手続きにアカウントの項目を入れ、媒体ごとに誰が外すかを決めておくと、一覧との突き合わせが退職日にできます。手続きの組み立ては入社・退職時のアカウント管理チェックリストにまとめています。