共有アカウントを個人アカウントに分けられないケースの整理

共有アカウントを減らす原則は 1 人 1 アカウントです。ただし、サービス側の作りや契約の形によって、分けたくても分けられないものが残ります。共有アカウントの定義は 共有アカウントとは にあります。

先に分ける

IPA の「中小企業の情報セキュリティ対策ガイドライン」第 4.0 版(2026 年 3 月)は、ID の発行から削除までを管理する手順を定め、ID を渡す相手を必要最小限にするよう求めています。共有 ID はなるべく使わないようにも求めています。個人アカウントに分けると、サービス側の記録がそのまま操作した人を指し、退職時にはその人のアカウントを止めるだけで済みます。したがって、分けられるものを分けるのが先です。この記事の整理は、そのあとに残ったものが対象です。

分けられるのに分けていないアカウントは、分けられないアカウントと区別します。代表アドレスはその典型です。Microsoft 365 の共有メールボックス(複数人で使うための受信箱)は、各自が自分のアカウントで開く前提で作られています。共有メールボックス自体のアカウントでのサインイン(ログイン)は、常に止めておくよう公式ドキュメントに書かれています。Google Workspace にも、グループを「共同トレイ」として使い、メンバーにメールの担当を割り当て、完了にする機能があります。代表アドレスのパスワードを全員で使っているなら、それは分けられないのではなく、分けていないだけです。

分けられない典型

Microsoft Entra ID の公式ドキュメントは、1 組のユーザー名とパスワードを複数人で使う場面を 2 つ挙げています。1 つは、利用者ごとに固有のサインインを求めるアプリ(企業の SNS アカウントなど)です。もう 1 つは、設定・管理・復旧に使う、権限の強い 1 つだけのアカウント(Microsoft 365 の管理者アカウント、Salesforce の最上位の管理者アカウント)です。この 2 つに、契約と体制の事情を加えると、分けられない典型は 5 つに整理できます。

サービスがアカウントを 1 つしか持てない

利用者ごとにログインを求める作りでありながら、追加ユーザーや権限を分ける機能がないサービスです。この型に当たる具体的な例は、確認した公式資料にはありません。

公式アカウントや代表の ID そのもの

アカウントの名前が対外的な資産になっていて、別のアカウントに分けると意味を失います。Microsoft は、利用者ごとに固有のサインインを求めるアプリの例として、企業の SNS アカウントを挙げています。

管理者アカウントが 1 つ

設定・管理・復旧に使う、権限の強いアカウントが 1 つしかない場合です。公式資料の例は、Microsoft 365 の管理者アカウントと、Salesforce の最上位の管理者アカウントです。

追加ユーザーに費用がかかる

利用者の数で料金が決まり、たまにしか使わない人の分まで契約しないと決めた場合です。公式資料に例はなく、契約上の判断として分けないと決めたものに当たります。

ただし、そのアカウントを共有のまま管理する仕組みにも、人数分の費用がかかる場合があります。Entra ID には、共有アカウントのパスワードを代わりに入力する方式(password-based SSO)があります。共有アカウントを使う利用者ごとに、Entra ID P1 または P2 相当の契約プランが要ります。費用で分けないなら、個人アカウントの追加費用と、共有のまま管理する費用を並べて比べることになります。

外部の人に個人アカウントを発行できない

社内の利用者しか登録できないか、外部の人には発行しない方針がある場合です。Microsoft 365 の共有メールボックスは社外の人に使わせられず、公式ドキュメントは社外の人には別の仕組みを案内しています。

残す共有アカウントに求めること

残す共有アカウントには、共通して 3 つを決めます。パスワードを知っている人の範囲、誰が使ったかを残す記録、退職時の手順です。前の 2 つは、IPA のガイドラインが共有 ID に求める「利用したユーザーを特定可能とするような仕組み」(誰が使ったか分かるようにすること)に当たります。最後の 1 つは、同じガイドラインが求める、退職・任期満了時の ID の回収と、行ったことを記録で見えるようにすることに当たります。ケースごとに、求める中身は変わります。次の表は決め方の一例です。表にある代理入力とは、パスワードを担当者に代わって入力する仕組みを指します。

「知っている人の範囲」を使う人より狭くできるのは、パスワードを知らなくても使える手段があるときだけです。管理者だけがパスワードを持ち、ほかの人は代理入力で使う形にできれば、知る人は 1 人になります。ID 管理サービス(Okta、Microsoft Entra ID など)の代理入力と、アクセス管理ツールの違いは 共有アカウントの管理 の表にまとめています。手段がなければ、知っている人と使う人は一致します。退職時にはそのたびにパスワードを変えて、残る全員に配り直すことになります。外部の人の行にある契約書の項目は、契約に含める項目の例です。条項の表現は法務の確認を受けてください。

判断の順序

1. サービスが複数のユーザーを持てるかを公式ヘルプで確かめます。持てるなら分けます。代表アドレスは、共有メールボックスやグループの機能に置き換えます。
2. 分けられない理由が費用なら、個人アカウントの追加費用と、共有のまま管理する費用を並べて比べます。
3. 残すと決めたアカウントは、知っている人の範囲・記録・退職時の手順の 3 つを台帳に書きます。3 つのどれかが書けないアカウントは、まだ残す条件を満たしていません。