採用の繁忙期に増える人へ、パスワードを渡さずに媒体を使わせる方法

採用の繁忙期に増える人(他部署からの応援、派遣社員、アルバイト)に媒体を使わせる方法は 4 つあり、3 つはパスワードを教えずに済みます。媒体で本人の ID を追加する方法と、ID 管理サービス(Okta、Microsoft Entra ID など)に預けて代わりに入力させる方法があります。残りは、パスワードマネージャーで共有する方法と、パスワードを見せずに代わりに入力する仕組み(アクセス管理ツール)を使う方法です。パスワードマネージャーだけは、見る権限を外しても自動入力で使えるため、共有したものとして扱います。4 つとも、終了日に止める操作があります。

応援要員も従業者の監督の対象

繁忙期に来る人が派遣社員やアルバイトでも、応募者情報を扱わせる以上は、個人情報保護法 24 条の監督(従業者が決まりどおりに個人データを扱っているか確かめること)の対象です。従業者にどこまで含まれるかはオンボーディング・オフボーディング(アカウントの観点)とはにまとめています。同じ記事に、IPA の「組織における内部不正防止ガイドライン」(第 5 版)の対策 7 が共有 ID を避けるよう求める理由も書いています。

繁忙期だけの人にパスワードを教える運用は、期間が短くても対策 7 の求めから外れます。短い期間だからこそ、教えた後に止める手段がないことが問題になります。

4 つの方法の比較

媒体で本人の ID を追加する方法は、媒体が対応していれば手間が最も少ない選択です。対応の有無と権限の種類は採用媒体のアカウントを複数人で使うときの権限と共有 IDにまとめています。繁忙期に気をつけるのは人数の上限です。Wantedly は管理画面にアクセスできる人数が契約プランで決まり、ライトプランは 15 人、スタンダードプランは 30 人、プレミアムプランは無制限です。doda の管理者代理から下と、ビズリーチのアカウント数には上限がありません。上限のある媒体で枠が足りないときに、余った人にパスワードを教える運用が始まります。

ID 管理サービスの方法は、応援要員がすでに社員としてそのサービスにアカウントを持つ場合に向きます。他部署からの応援がこれに当たります。Entra ID の公式ドキュメントは、管理者が誰にアクセス権があり、誰が過去にアクセスしたかを把握でき、付与と取り消しを行えると書いています。派遣社員やアルバイトにそのサービスのアカウントを発行していない会社では、この方法は使えません。

パスワードマネージャーの方法には、知られずに済むわけではないという限界があります。Bitwarden の公式ヘルプは、「パスワードを隠す」権限を付けても自動入力では使えるため、隠したパスワードも共有済みのパスワードとして扱うよう求めています。1Password の公式ヘルプは、退職者を外す手順を 4 段階で示しています。その人のデータの移行、アカウントの一時停止、その人に共有していたパスワードの変更、アカウントの削除です。共有した相手がいれば、終了日には媒体のパスワードの変更が残ります。

共有アカウントを複数人で安全に使う方法の比較も 4 つを比べています。ただし、そちらが数えているのは共有アカウントの管理のしかたです。手作業の台帳、パスワードマネージャー、ID 管理サービス、アクセス管理ツールの 4 つで、この記事が数えている応援要員への渡し方とは対象が違います。方法は媒体ごとに選べるので、ID を発行できる媒体は本人の ID、発行できない媒体は代わりに入力する方法、という組み合わせも成り立ちます。

繁忙期が終わった後に止める手順

止める作業は、繁忙期が始まる前に一覧を作っておくと終了日にできます。手順は 6 段階です。

1. 応援要員の一覧に、氏名、雇用の形(社員・派遣・アルバイト)、使わせた媒体、渡し方、開始日、終了日を書く。終了日に何を止めるかは、この一覧からしか分からない。
2. 終了日に、媒体で追加した ID を削除か無効化する。止めるまで、その人は同じ権限で入れる。削除すると復元できない媒体(doda)があるので、記録が要るなら先に出しておく。
3. ID 管理サービスで、そのアプリの利用の許可を外す。Entra ID はグループから外せば、その人は共有アカウントで入れなくなる。
4. パスワードマネージャーでは、その人のアカウントを停止し、共有していた媒体のパスワードを変え、アカウントを削除する。変更を省くと、見た人の記憶に残ったパスワードで入れる。
5. パスワードを教えた人がいれば、媒体のパスワードを変えて残る人に配り直す。二段階認証のコードの受け取り先がその人のスマホや電話番号なら、受け取り先も変える。配り直しの手間は退職者が出るたびにパスワードを変える運用の限界にまとめています。
6. 終了日から数日後に、媒体のユーザー一覧に応援要員の ID が残っていないこと、ログインの記録が終了日で止まっていることを見る。止め忘れは、ここでしか見つからない。

応援の開始と終了を、入社・退職と同じ手続きで扱う手順は入社・退職時のアカウント管理チェックリストにまとめています。