Google スプレッドシートにパスワードはかけられるか

Google の公式ヘルプは、シートの保護機能でできないことの一つに「パスワードでデータを保護する」を挙げています。見られる人を決めるのは、ファイルの共有設定です。シートや範囲の保護が決めるのは、編集できる人です。

パスワードの代わりに使える設定と、その限界

一般的なアクセスを「制限付き」ではなく「リンクを知っている全員」にすると、Google アカウントにログインしなくても開けます。

保護と非表示は、見られる人を減らす設定ではありません。公式ヘルプは保護を「セキュリティ対策ではありません」と位置づけ、守りは別に用意するよう求めています。非表示にしたシートも、閲覧者は中身にアクセスできると書かれています。パスワードの列を隠したり保護したりしても、ファイルを開ける人は値を読めます。

一部だけ見せたくないときは、ファイルを分ける

見られる人を決める共有設定は、ファイルごとにかかります。シートや列ごとに見られる人を変える設定は、公式ヘルプには書かれていません。そのため、表の一部だけを特定の人に見せたくないなら、その部分を別のファイルに移し、そのファイルだけ共有相手を絞ります。

分けたファイルの共有相手を絞る操作は、パスワードをスプレッドシートで管理する会社が最初に直すことに順番どおりまとめています。そこで扱っていない設定が 2 つあります。

• 対象となる職場や学校の Google アカウントでは、共有相手ごとにアクセスの有効期限を付けられます。期限は今日から 1 年以内で選びます。決まった期間だけ手伝う人に向きます。
• Google Workspace の管理者は、組織の外の人との共有をオフにできます。許可したドメイン(メールアドレスの @ より後ろ)の相手に限ることもできます。設定にはドライブとドキュメントの管理者権限が要ります。

ダウンロード・コピー・印刷を絞る設定にも限りがあります。公式ヘルプは「他のユーザーがファイルの内容をその他の方法で共有することまでは制限できません。」と書いています。

Excel のパスワードとの違い

Microsoft Excel では、ファイルにパスワードをかけられます。公式ヘルプの手順は、「ファイル」→「情報」→「ブックの保護」→「パスワードで暗号化」です。暗号化は、パスワードがないと中身を読めない形にすることで、パスワードを知らない人はファイルを開けません。

一方で、そのファイルを使う人には、全員に開くためのパスワードを伝えることになります。Microsoft の公式ヘルプも「パスワードが意図しないユーザーの手に渡るリスクは依然としてあります。」と注意しています。パスワードを忘れた場合、Microsoft は回復できません。

ID とパスワードを書いた表を Excel に移しても、値を読める人の範囲は変わりません。表を使う人は、ファイルのパスワードも、中の値も知っているからです。担当者が抜けるたびに、ファイルのパスワードと、その人が見たサービスのパスワードの両方を変えて伝え直すことになります。伝える手段にチャットを使うと、その文面も残ります(Slack・メールでパスワードを送るのをやめる方法)。

ID とパスワードの表で残ること

ここまでの設定で減らせるのは、表を開ける人と、持ち出しの手段です。読んだ人を共有から外しても、覚えた値と手元の控えは消せません。そのため、ID とパスワードの表では、パスワードの値を表に置き続けるかどうかを先に決めます。

値を表から移すときの方式は、大きく分けると、値を見せて共有するか、見せずに代わりに入力するかです。見せて共有する例がパスワードマネージャーで、共有した相手は値を見るか、自動入力で使えます。見せない方式では、管理者だけがパスワードを持ち、担当者にはパスワードを代わりに入力して使わせます。選び方は共有アカウントの管理に、表から値を移す順番は先のスプレッドシートの記事にまとめています。

値を出した後も、表は「どのサービスのどのアカウントを誰が使うか」の一覧として残せます。この一覧にはパスワードの値がないため、開いた人がそのままログインに使える情報は載りません。