共有アカウントを管理する道具は、何を確かめて選ぶか

共有アカウントを管理する道具は、公式ヘルプと試用で 4 つの点を確かめて選びます。担当者がパスワードを知るか、誰が使ったかが人ごとにどれだけ残るか、人を外すときにパスワードを変えるか、二段階認証のコードを誰が受けるかです。方法ごとの違いは、共有アカウントを複数人で安全に使う方法の比較に表でまとめています。

何を管理したいかを先に分ける

共有アカウントの管理は、3 つの仕事に分けられます。パスワードをどこに置くか(保管)、誰にどうやってログインさせるか(使わせ方)、誰がいつ使ったかを残すか(記録)です。

パスワードが表計算のファイルやチャットに散らばっているなら、困りごとは保管です。置き場所を 1 つにまとめ、見られる人を絞れれば足ります。人が入れ替わるたびにパスワードを変えて配り直しているなら、使わせ方です。担当者がパスワードを知らずに使えるかが決め手です。誰が使ったかを聞かれて答えられないなら、記録です。

パスワードマネージャーは、主に保管のための道具です。使わせ方と記録でできることは、製品と契約プランで違います。

担当者がパスワードを知る状態になるか

確かめるのは、パスワードの表示とコピーを、ほかの権限と分けて外せるかです。公式ヘルプの権限の一覧で見ます。1Password では、表示とコピーを分けて外せるのは Business で、Teams では閲覧の権限に含まれます。

表示とコピーを外したときの扱いも、公式ヘルプで確かめます。Bitwarden の公式ヘルプは、隠す権限では自動入力で使えるため完全には防げないと書き、共有したパスワードとして扱うよう求めています。隠す設定の限界はパスワードを見せない共有設定で、パスワードは守れるかにまとめています。

Okta や Microsoft Entra ID のような ID 管理サービス(社員のアカウントをまとめて管理するサービス)にも、パスワードを代わりに入力する方法があります。Okta の公式ヘルプでは、管理者が決めた共有の ID とパスワードを使う設定なら、利用者はパスワードを表示できません。Entra ID の公式ドキュメントも、共有アカウントを使う権限のある人は共有のパスワードを見ないと書いています。この方法で確かめるのは、使う人全員がそのサービスにアカウントを持てるかです。Entra ID では、共有アカウントを使う人ごとに Entra ID P1・P2 などの有料の契約プランが要ります。

誰が使ったかが人ごとに、どれだけ残るか

サービス側の記録には共有アカウントの名前しか残らないので、誰が使ったかは道具の側の記録で見ます。確かめるのは、記録に出る項目、必要な契約プラン、さかのぼれる期間の 3 つです。

パスワードマネージャーでは、保管庫の中の操作が記録されます。1Password の使用状況レポートは Business で使え、項目ごとに最後に使った日時、操作、操作した人が出ます。期間は過去 12 か月です。作る人が管理の権限を持つ保管庫の分しか出ず、組織から外した人のレポートは作れません。Bitwarden の記録(画面では Event logs)は Teams と Enterprise にあります。残る操作には、項目の閲覧、パスワードの表示とコピー、自動入力があります。一度に見られるのは 367 日分までです。Keeper は、Business と Enterprise で直近 1,000 件の記録を見られます。条件を決めた報告書を作ったり、通知を受けたりするには、追加の契約(ARAM)が要ります。

ID 管理サービスでは、誰がいつアプリに入ったかが残ります。Okta では、それを操作の記録(System Log)から引けます。この記録は、90 日より古いものは返りません。Entra ID のサインインの記録は、無料版で 7 日、P1・P2 で 30 日です。それより長く残すには、別の保存先に送る設定が要ります。

監査に出すなら、記録がどこで作られるかも確かめます。Bitwarden の公式ヘルプは、この点を明記しています。記録の多くは利用者の端末から送られ、端末が通信できないままのときや、送らないように改変されたときは残りません。そのため監査には足りない場合がある、としています。ほかの製品でも、記録が端末から送られるものかを公式ヘルプか販売元に確かめます。

どの記録も、残るのは保管庫の中の操作か、アプリに入った時点までです。ログイン後にサービスの中で何をしたかは、項目にありません。

人を外すときにパスワードを変える必要があるか

分かれ目は、公式ヘルプが外す人をどう扱うよう求めているかです。公式ヘルプがその人をパスワードを知っている人として扱うよう求めているなら、道具の上で外すだけでは足りません。サービス側でパスワードを変えるまで、その人はログインできるものとして扱います。1Password の公式ヘルプの退職者の手順には、共有していたパスワードを変える工程があります。手順の全体はパスワードマネージャーで共有していた人が辞めるとき、何を止めて何を変えるかにあります。

導入後は利用者が共有のパスワードを知る必要がない、と公式ドキュメントが書いている仕組みなら、外す操作で使えなくなります。Entra ID がその例で、管理者がアプリを使える人を付け外しできます。ただし、導入の前からパスワードを知っている人がいるなら、切り替えるときに一度パスワードを変えておかないと、この前提は当てはまりません。

二段階認証のコードを誰が受けるか

共有アカウントの二段階認証が 1 人のスマホの認証アプリに結びついていると、その人が休んだ日にはほかの人がログインできません。道具を選ぶときは、認証アプリの代わりにコードを作れるかと、その条件を確かめます。

1Password は、ログインの項目に使い捨てのコードを保存できます。その項目を共有の保管庫に移せば、ほかのメンバーも使えます。パソコンでは、コードも自動で入力されます。Bitwarden は、認証アプリの鍵(Authenticator key)をどのアカウントでも項目に保存できます。ただし、コードを作るには Premium か、有料の組織(Families、Teams、Enterprise)への所属が要ります。

コードを作れる道具では、項目を開ける人なら誰でもコードを出せます。二段階認証で守られる範囲は、その項目を共有した人の範囲と同じになります。SMS やメールで届くコードは、届く先の電話番号やメールアドレスを持つ人が受けることに変わりません。方式ごとの選択肢は共有アカウントの二段階認証を複数人で使うときの問題と選択肢にまとめています。

試用で確かめること

自社の使い方で成り立つかは、試用で担当者の役になって確かめます。試用は、記録の機能がある契約プランで始めます。

1. 担当者の権限でパスワードを表示・コピーできるかを試します。管理者の画面の設定と、担当者に見えるものが同じとは限らないからです。
2. 担当者として 1 回ログインし、記録に名前・日時・操作が出るかを見ます。監査に出すのはこの記録だからです。
3. 記録をさかのぼれる期間を、契約する予定のプランの公式ヘルプで確かめます。Entra ID の公式ドキュメントでは、上位のプランに変えても、すでに消えた記録は戻りません。
4. 担当者を 1 人外し、パスワードを変える作業が残るかを見ます。退職の日の作業の量が分かります。
5. 二段階認証のあるサービスに、コードを受け取っている人以外がログインできるかを試します。その人が休む日に入れるかが分かります。
6. ID 管理サービスにアカウントのない人(派遣社員やアルバイト)も、同じ方法で使えるかを確かめます。使えなければ、その人たちにはパスワードを教える運用が残ります。