WordPress の管理画面を制作会社や外部のライターに使わせるときの権限グループと、外すときの手順

WordPress(ウェブサイトやブログを作って更新するためのソフトウェア)は、管理画面に入る人ごとにユーザーを作れます。制作会社や外部のライターに任せるときも、最初に作った管理者の ID とパスワードを渡す必要はありません。

ここで扱うのは、WordPress.org が配っているソフトウェアを、自社で契約したサーバーで動かしている場合です。WordPress.com(サイトを預けて使うサービス)は、手順が別です。公式サポートは、「ユーザー」の画面から相手を招待する方法を案内しています。

権限グループの種類

WordPress では、ユーザーをどの「権限グループ」に入れるかで、その人ができることが決まります。公式ドキュメントが挙げる権限グループは 6 つです。そのうち制作会社やライターに関係する 4 つを、公式ドキュメントの権限の比較表から抜き出しました。

残る 2 つは、購読者と特権管理者です。購読者にできるのは、自分のプロフィールの管理だけです。特権管理者は、複数のサイトをまとめて運用する形のための権限グループです。サイトが 1 つだけの WordPress では、管理者が実質的に特権管理者に当たると説明されています。

サイトを作ったときからある管理者のアカウントは、インストールのときに自動で作られたもので、すべての権限を持っています。

誰にどの権限グループを付けるか

上の表をもとにした、選び方の一例です。

• 記事を書く外部のライターには、寄稿者か投稿者を付けます。寄稿者は公開できないので、社内の人が確かめてから公開する流れになります。寄稿者はファイルもアップロードできないので、画像は別の人が入れることになります。
• 記事の公開や手直しを任せる編集の担当には、編集者を付けます。編集者は、ほかの人の投稿も編集し、公開できます。
• サイトの保守を任せる制作会社には、管理者が要ることがあります。プラグイン(機能を足す部品)を有効にする権限や、テーマ(見た目のひな形)の設定を変える権限は、4 つのうち管理者にしかありません。

サイトが 1 つだけの WordPress では、ユーザーの追加、権限グループの変更、削除は管理者の権限です。制作会社にしか管理者がいないと、発注した会社は人の出入りを自分で決められません。自社の担当者にも管理者を付けておきます。

ユーザーを追加する

新しい人を加えるのは管理者です。追加の画面では、その人のユーザー名、メールアドレス、権限グループを決めます。メールアドレスは必須で、ユーザーごとに別のものが要ります。「ユーザーに通知を送信」の欄のチェックボックスには、初めから印が付いています。相手にはパスワードを設定するためのリンクがメールで届きます。パスワードをチャットなどで送る必要はありません。新しいユーザーに初めから付く権限グループは、「設定」の「一般」で決められます。

制作会社には、担当者ごとにユーザーを作ります。会社で 1 つのユーザーにすると、WordPress の上では 1 人のユーザーの操作になります。制作会社の中の誰が操作したかは、WordPress からは分かりません。担当者が 1 人辞めたときも、パスワードを変えて残る人に伝え直すことになります。

最初の管理者の ID を皆で使っている場合

サイトを作ったときの管理者の ID を、社内と制作会社で使い続けている会社は珍しくないでしょう。この形から移る順序の一例です。

1. 使っている人を書き出し、人ごとにユーザーを作って権限グループを付けます。
2. 全員が自分のユーザーで入れることを確かめます。
3. 共有していた管理者の ID に登録されたメールアドレスが、自社で受け取れるものかを確かめます。ログイン画面でパスワードを忘れたときの手続きをすると、パスワードを設定し直すための案内が、そのメールアドレスに届くからです。制作会社のアドレスのままなら、その ID でログインしてプロフィールの画面で変えます。新しいアドレスに確認のメールが届き、そのリンクを開くまで変更は終わりません。
4. 共有していた管理者のパスワードを変えます。プロフィールの画面で「新しいパスワードを設定」を押すと、新しいパスワードが表示されます。「プロフィールを更新」を押すまで、変更は保存されません。
5. 同じ画面にある、ほかの端末からログアウトするボタンを押します。スマホや共用のパソコンでログインしたままの状態を切るためのボタンで、日本語の画面では「他のすべての場所でログアウト」と出ます。

3 と 4 を済ませるまでは、パスワードを知っている人と、登録されたメールアドレスを受け取れる人は、管理画面に入れます。この ID にアプリケーションパスワード(外部のツールをつなぐための、別のパスワード)が作られていれば、4 と 5 のあとも残ります。プロフィールの画面の「アプリケーションパスワード」の欄で確かめ、要らないものは取り消します。

外すとき

契約が終わった制作会社の人や、書かなくなったライターは、管理者が「ユーザー」の一覧から削除します。その人に投稿などがあれば、削除のときに、それをどうするかを 2 つから選ぶ画面が出ます。1 つは、日本語の画面で「すべてのコンテンツを消去します。」と出る選択肢で、その人の投稿も一緒に消えます。もう 1 つは、選んだ別のユーザーのものにする選択肢で、日本語の文言は版によって違います。投稿を残すなら、こちらを選びます。

自分自身は削除できないので、管理者を外すときは、別の管理者が操作します。削除までは要らないときは、一覧の権限グループを変えるメニューで「— このサイトでの権限なし —」を選ぶ方法もあります。

WordPress の外にも、制作会社が知っている ID が残っていることがあります。サーバー、ドメイン、アクセス解析などです。レンタルサーバーやドメインの契約先の管理画面は、ドメイン・DNS・決済など ID 管理サービスとつなげない管理画面の ID をどう扱うかで扱っています。アクセス解析は、GA4 とタグ マネージャーの権限を代理店・制作会社に渡すときにまとめています。