LINE 公式アカウントを複数人・外部と運用するときの権限

LINE 公式アカウントの管理画面(LINE Official Account Manager)は、1 つのアカウントに複数のメンバーを登録して運用できます。権限付与の一般的な仕組みは定義記事にあります。この記事では、LINE 公式アカウントに特有の点と、外部の運用代行会社を入れて外すときの操作を扱います。特有の点とは、認証用 URL(メンバーを追加するための専用の URL)でメンバーを追加することです。書いている事実は、LINEヤフーの公式マニュアルとヘルプセンターで確認した範囲です。

ログインの単位はビジネス ID

管理画面と管理アプリへのログインには「ビジネス ID」(管理画面に入るための ID)を使います。LINE Business ID のヘルプでは、ログイン方法として 3 つが挙げられています。普段使っている LINE アカウントでのログイン、メールアドレスだけで登録できるビジネスアカウントでのログイン、Yahoo! JAPAN ID でのログインです。ビジネスアカウントは LINE アカウントが不要で、業務用のメールアドレスで使えます。

外部の担当者を追加するときは、この選択が先に来ます。担当者が個人の LINE アカウントで登録すると、その人の私用のアカウントがクライアントの公式アカウントの権限を持つ形になります。会社のメールアドレスで作ったビジネスアカウントなら、私用の LINE と切り離せます。運用代行会社の側では、担当者に会社のメールアドレスでビジネスアカウントを作ってもらい、それをクライアントに伝える手順にしておくと揃います。

数の上限も確認しておきます。公式マニュアルによれば、1 人のユーザーが管理できる LINE 公式アカウントは 100 個までです。1 人の担当者が受け持つ公式アカウントが増える運用では、この上限に当たります。

権限の種類

公式マニュアルでは、メンバーに付ける権限は「権限の種類」から選ぶとされています。ただし、権限の種類ごとにできる操作の一覧は、マニュアル上では画像として掲載されており、本文のテキストでは確認できませんでした。この記事では、公式ヘルプの本文で確認できた 2 つの権限と、その差として明記されている操作だけを書きます。

ヘルプセンターの「管理者の追加⋅変更」は、管理者を追加するには管理者権限を持つアカウントでログインし、Web 版管理画面から操作する必要があるとしています。運用担当者では操作できません。認証済アカウントの申請も、LINEヤフーの公式コラムで、運用担当者ではできず管理者に依頼するように案内されています。メンバーの追加と、権限の変更・削除については、マニュアルの本文は操作できる権限を限定していません。運用担当者にどの操作が許されるかは、権限を付ける前に管理画面の「権限管理」で実際の表示を確認するほうが確実です。

メンバーの追加と認証用 URL

メンバーの追加は招待メールではなく、認証用 URL の発行で行います。追加する側が「設定」の「権限管理」で「メンバーの追加」を選び、権限の種類を選んで「URL を発行」します。その URL をメールなどで相手に共有します。相手が URL にアクセスしてログインし「承認」すると、権限管理の画面にその人が表示されます。管理アプリからも「設定」の「権限」で同じ操作ができます。

認証用 URL には 3 つの決まりがあります。

• 発行から 24 時間で使えなくなる
• 1 回の発行につき 1 人のユーザーだけ有効で、使い回しができない
• 追加されるユーザー側も、LINE ログインのためのメールアドレス設定を済ませておく必要がある

1 つのアカウントに登録できるメンバーは、権限の種類を問わず 100 人までです。

URL は 1 人 1 回です。そのため、運用代行会社を追加するときは、会社宛に 1 つの URL を送るのではなく、担当者の人数分の URL を発行することになります。この手間を省くために、代行会社側で 1 つのビジネスアカウントを作って全員で使う形にすると、管理画面上のメンバーはその 1 つになります。誰が配信したかも、その単位でしか残りません。

外部の運用代行会社を追加する形

クライアントが所有する公式アカウントに運用代行会社を入れる場合、操作の順序は次のようになります。

1. 運用代行会社が担当者の一覧(氏名とビジネスアカウントのメールアドレス)をクライアントに渡す
2. クライアントの管理者が担当者ごとに認証用 URL を発行して送る
3. 各担当者が 24 時間以内に URL を開いて承認する

権限をどちらにするかで、その後の運用が変わります。管理者で入れると、運用代行会社の側で管理者の追加までできます。半面、クライアントの権限管理に手が届く人が社外に増えるので、クライアント側でメンバーのリストを定期的に見る運用が要ります。運用担当者で入れた場合にメンバーの追加と削除をどちらが行えるかは、マニュアルの画像の一覧と管理画面の表示で確認します。

複数の公式アカウントを持つクライアントには、グループの権限で渡す形もあります。グループごと権限を渡すと、そのグループに入っている公式アカウントすべてに権限が及びます。一件ずつ渡す手間は省けますが、担当していないアカウントまで扱えることになります。クライアント数や店舗数の多い運用では、どのアカウントを誰が扱えるかの一覧が必要になります。

担当者を外すとき

すでに権限を持っているメンバーは、「権限管理」のメンバーのリストから権限の変更と削除ができます。担当交代や退職では、クライアント側の管理者、または管理者権限で入っている運用代行会社の責任者が、その人を削除します。各担当者は自分のビジネス ID で入っているので、公式アカウント自体のパスワードを変える作業は生じません。

外し忘れを防ぐには、クライアントごとに「誰をどの権限で入れたか」の一覧が要ります。管理画面のメンバーのリストは公式アカウント単位です。1 人の担当者が 10 社の公式アカウントに入っていれば、削除の操作も 10 か所になります。

権限付与でまかなえないもの

公式ヘルプで運用担当者ではできないと明記されている操作、つまり管理者の追加と認証済アカウントの申請は、運用担当者で入っている運用代行会社では行えません。これらが業務に含まれるなら、管理者権限を渡してもらうか、都度クライアントに依頼する形になります。

もう 1 つは、認証用 URL の発行がクライアント側で進まない場合です。その間は受け取った ID とパスワードで直接ログインする運用が残ります。その状態で何を決めておくかは運用代行のクライアントアカウント管理にまとめています。