「御社にアカウントを預けて大丈夫か」に商談で答えるための説明の型

新規のクライアントとの商談で「御社にアカウントを預けて大丈夫か」と聞かれたときの答えは、自社の運用の説明です。説明は、預かり方ごとに 3 つの問いへ答える形に整えられます。預かり方の定義は運用代行におけるアカウントの預かりとはにまとめています。

この質問の裏にある 3 つの問い

クライアントがこの質問をするのは、自社の名前で投稿・出稿・受注が起きるアカウントを、社外の人に操作させることになるからです。漠然とした「大丈夫か」を分けると、聞きたいことは 3 つに分かれます。

1. 担当者はパスワードを知るか。知っていれば、退職後も本人の記憶に残り、回収できないためです。
2. 誰が使ったかは残るか。誤投稿や誤設定が起きたときに、原因を人まで追えるかが決まるためです。
3. 担当交代で何が起きるか。辞めた人が入れる状態が残るかどうかと、クライアント側に何を頼まれるかが決まるためです。

預かる業務に個人データの取扱いが含まれる場合、クライアントは委託先の監督を負います(個人情報保護法 25 条。運用代行におけるアカウントの預かりとは)。個人情報保護委員会のガイドライン(通則編)3-4-4 は、委託前に委託先の安全管理措置(個人データを守るための対策)を確かめることを求めています。確かめる方法としては、個人データを取り扱う場所に赴くこと、またはこれに代わる合理的な方法(口頭による確認を含む)が挙げられています(3-4-4 の※3)。そのため、商談での説明も選定時の確認の一部として扱われうると考えて話すことになります。

預かり方ごとの答えの型

3 つの問いへの答えは、預かり方で決まります。自社の運用がどの型に当たるかをアカウントごとに把握していれば、答えは表から読めます。

権限付与では「知らない・残る・招待の取り消しを頼む(パスワード変更は不要)」です。アクセス管理ツールでは「知らない・残る・クライアントの操作は要らない」です。共有 ID では「知る・残らない・パスワード変更を頼む」になります。共有 ID が残る理由は媒体側の制約にあります。それでも、運用代行会社が決められる範囲(知っている人の範囲、変更の手順、記録の方法)は決めていることを、この表に添えて話します。

答えの根拠を一覧に置く

商談での答えに根拠を持たせるのは、運用代行のクライアントアカウント管理で述べた、預かっているアカウントの一覧です。この一覧があれば、アカウントごとに預かり方を決め、担当者と記録の残り方を把握していることを、文書で示せます。

一覧を根拠にするのは、説明が後のチェックシートや監査で突き合わせられるためです(クライアントのセキュリティチェックシートへの、運用代行会社の答え方)。商談で話した内容、チェックシートに書いた内容、監査で見せる内容が同じ一覧から出ていれば、食い違いは起きません。

見せるのは一覧の項目の構成だけで、ほかのクライアントの行は見せません。他社のアカウントの扱いを見せることは、その他社との秘密保持に反しうるためです。

避けたい答え方

説明の組み立てを保つために、避けたい答え方が 3 つあります。

共有 ID が残っているのに「共有はしていません」と言う

後のチェックシートや監査で共有の事実が出れば、商談での説明と食い違います。代わりに話すのは、共有が残る媒体側の理由と、知っている人の範囲・変更の手順・記録の方法です。

「この媒体は担当者ごとに権限を出せます」と媒体の仕組みを言い切る

説明は公式ヘルプに基づくもので、媒体の仕組みは後から変わります。「公式ヘルプでは」と根拠を添えて話し、媒体側の仕組みと、クライアント側の設定(招待の操作は所有者が行うこと)を分けます。

「事故は起きません」と言う

預かり方が決めるのは、誰が操作したかを追えるかと、辞めた人が入れる状態を残さないかです。誤投稿を防ぐ仕組みは別にあります。代わりに話すのは、起きたときに何を報告でき、交代時に何をするかです。