楽天 RMS・Yahoo! ショッピングの店舗管理を代行するときのアカウント

楽天市場の RMS(店舗の管理画面)と Yahoo! ショッピングのストアクリエイターPro(同じく店舗の管理画面)は、どちらも管理画面に入る人を担当者ごとに登録する仕組みを持っています。運用代行会社がクライアントの店舗を扱うときは、この仕組みで代行会社の担当者を登録してもらいます。この形が権限付与に当たります。EC モールの管理画面には、受注情報(購入者の氏名・住所)が含まれます。そのため、個人データの取扱いの委託に当たると読め、クライアントから確認を受ける前提になります。委託の考え方は運用代行におけるアカウントの預かりとはにまとめています。

楽天 RMS の楽天ビジネスログイン(R-Login)

RMS へのログインは、楽天ビジネスログイン(R-Login)という仕組みで行います。ヘルプは、使い始めるまでの手順を 5 つの段階に分けています。

1. RMS を使うスタッフ全員が、楽天会員登録で自分の楽天 ID を取る(STEP1)
2. 責任者が利用規約に同意する(STEP2)
3. 管理者が R-Login の登録をする(STEP3)
4. 2 段階認証を登録する(STEP4)
5. 楽天 ID でログインして利用を始める(STEP5)

このあとに、管理者が利用者を追加する手順と、利用者を承認して権限を設定する手順が続きます。

ID は 2 層あります。担当者一人ひとりの楽天 ID と、管理者が登録する店舗単位の R-Login ID・パスワードです。ヘルプは R-Login ID とパスワードを「企業・店単位の認証を行うもの」(店舗として本人確認をするためのもの)と説明しています。日々のログインについては「利用者は R-Login ID を使う必要はありません」としています。ログインは、楽天 ID とパスワードに加え、Viber(メッセージアプリ)に届く認証コードを入力する 2 段階認証で行います。信頼できる端末として登録した端末では、コードの入力を 14 日間省けます。

利用者の種別は「管理者」と「スタッフ」の 2 つです。スタッフを承認するときに、権限を 2 つから選びます。ページ編集や受注管理を行う「通常」か、ページ編集のみを行う「ダブルアカウント」(ヘルプの例は外注業者)です。ヘルプの目次と承認・権限設定のページにある表は次のとおりです。

ダブルアカウントの権限は、RMS の中の機能ごとにさらに分かれます。ヘルプが挙げる区分は、R-Storefront + R-Mail、R-Backoffice を除く、R-Datatool を除く、R-Datatool のみ、の 4 つです。

FAQ は、R-Login では「スタッフ」ごとに使える機能を設定でき、設定する権限は管理者にあるとしています。通常権限のスタッフについて、RMS のどの機能を個別に制限できるかの一覧は、取得したヘルプにはありません。

運用代行会社が受け取る形は、FAQ の「編集は別会社に委託したい(ダブルアカウント)」に手順があります。まず、委託先の担当者が自分の楽天 ID を取ります。次に、店舗の管理者が委託先に R-Login ID とパスワードを伝えます(ヘルプはメール等で連絡しないよう求めています)。委託先の担当者自身が利用者登録をし、管理者が承認して権限分類を「ダブルアカウント」に設定します。受注管理まで請け負う場合は、同じ流れで通常権限のスタッフとして承認する形になると読めます。管理者が「利用者追加」から登録用 URL を担当者に送る手順もあります。どちらも登録作業は担当者本人が行います。

担当交代時は、管理者が利用者管理の画面でそのスタッフの状態を「削除」にします。一度削除した情報は元に戻せません。スタッフには承認時に有効期限を設定し、期限を過ぎたスタッフは楽天ビジネスログイン(R-Login)を使えなくなります。期限後も続ける場合は、「一時停止」になっている利用状態を「利用可能」に変更します。

店舗単位の R-Login パスワードは「90 日間おきにパスワード変更が必要」で、過去 4 回と同じパスワードは設定できません(パスワード変更のヘルプ)。STEP3 のページでは「定期的に変更していただく必要があります」と書かれています。変更のあとは「R-Login を使用しているスタッフ全員に、新しいパスワードをお伝えください」と案内されています。つまり、この ID はスタッフの間で共有する前提で作られています。

Yahoo! ショッピングのビジネス ID とストアクリエイターPro

ストアクリエイターPro へのログインは、Yahoo! ビジネスセンターから行います。ログインには、Yahoo! JAPAN ビジネス ID(会社の従業員ごとに発行される仕事用の ID)と、それにつないだ Yahoo! JAPAN ID が要ります。FAQ によると、ストアクリエイターPro に登録されていないビジネス ID でログインすると「アクセス権限がありません」と表示されます。ビジネス ID の追加は「権限管理設定」メニューから行います。

ビジネス ID は、Yahoo! ビジネスマネージャー(ビジネス ID と権限を管理する画面)で、企業ごとに従業員単位で発行します。ビジネスマネージャーの権限は 3 種類です。

ツール管理者は各ツールに少なくとも 1 人置き、1 人が複数のツールの管理者を兼ねられます。ヘルプは「ツール管理者は、管理するツールの個人情報管理責任者の役割を担います」としています。

従業員の追加は、ツール管理者が行います。ビジネスマネージャーの該当ツールの管理メニューから「従業員新規登録」を開き、氏名とメールアドレスなどを入力し、ツール権限と法人権限を選んで登録します。登録した従業員に、認証用 URL を知らせるメールが届きます。本人がビジネス ID の認証を済ませて使い始めます。

取り消しは 2 段階です。ツール管理者は、該当従業員のツール権限を「ツール権限なし」にして、ツールの利用権限を取り消せます。完了すると、本人とツール管理者全員に確認メールが送られます。退職などで長期間使わなくなった従業員のビジネス ID は、法人管理権限保持者が削除できます。削除したビジネス ID は元に戻せません。企業にビジネス ID が 1 つしかない場合は削除できません。法人管理権限やツール管理権限が付いたビジネス ID は、先にその権限を外さないと削除できません。

ストアクリエイターPro の中で設定できる権限の種類は、公開されているヘルプでは確認できません。

代行会社に渡す形

Yahoo! で代行会社の担当者をツール管理者にする形は、クライアントへの依頼を減らせます。一方で、その担当者がヘルプの言う個人情報管理責任者の役割を負います。契約で誰がその責任を負うかを決めてから使う形です。

共有 ID が残る場面

楽天では、担当者ごとのログインは楽天 ID で分かれます。しかし店舗単位の R-Login ID・パスワードは、利用者登録の時点で委託先に伝える必要があります。ヘルプ自体が、変更後に全スタッフへ伝えるよう案内する共有の ID です。90 日おきの変更のたびに、誰に伝えたかと、変更後に誰が知っているかを、店舗の管理者と代行会社の間でそろえる作業が発生します。

Yahoo! では、法人管理権限保持者の ID を代行会社に渡している場合、契約終了時に権限を外す作業が残ります。法人管理権限を取り消せないのは 2 つの場合です。サービスに支払い方法(クレジットカード情報)が設定されている場合と、そのビジネス ID に登録した住所が請求書の送付先になっている場合です。自分自身のビジネス ID からも外せません。そのため、先に支払い方法と送付先の設定を変える作業が要ります。

どちらのモールでも、権限付与を始めるにはクライアント側の操作が要ります。楽天では店舗の管理者による利用者の追加と承認、Yahoo! ではツール管理者による従業員の登録です。追加や登録をしてもらえない間は、受け取った ID をそのまま使う形が続きます。残った共有 ID の扱いは運用代行のクライアントアカウント管理で整理しています。