医療・ヘルスケアのアカウント管理

医療機関のアカウント管理で決めることは 3 つです。使う人が本人かを確かめる方法、権限をどう付けてどう外すか、そして誰が何をしたかをどう残すかです。この 3 つの水準は、厚生労働省の「医療情報システムの安全管理に関するガイドライン」第 7.0 版が示しています。

求められる水準はどこに書かれているか

医療機関が守る文書は、厚生労働省のガイドライン(第 7.0 版、令和 8 年 6 月)です。中身は医療情報システムの安全管理に関するガイドラインとはにまとめています。電子カルテなどのシステムを提供する事業者は、総務省・経済産業省の事業者向けガイドライン(第 2.0 版)を守ります。2 本の関係は3 省 2 ガイドラインとはに書いています。法令の側では、個人情報保護法が安全管理措置を求めます。

読む範囲は施設によって変わります。サーバーの保守を事業者に全て委託できている医療機関等は、概説編と保守委託機関編に対応すれば遵守とみなされます(概説編 3.1.5)。当てはまるかどうかは、事業者がセキュリティ更新の責任を負うことが契約書や約款に書かれているかで決まります。

共有アカウントが残る場面

ガイドラインは、医療情報システムを使う全ての職員と関係者に本人の ID・パスワードなどを用意するよう求めています。それを院内で統一的に管理する必要がある、とも書いています(システム運用編 14.1.1)。それでも 1 つの ID を複数人で使う状態が残るのは、この前提に載らない人や機器があるときです。以下に挙げるのは、その前提から起きうる形を書き出したものです。どの形がどれだけあるかを示す公表資料はありません。

非常勤やスポット勤務の医療従事者がいる場合が 1 つです。企画管理編は、院内の利用者には人事の情報と整合させて ID を付与するよう求めています(13 章)。人事の登録を経ない人に ID を出す手順がない医療機関では、その人が診療システムを使うときに、すでにある ID を借りる形になり得ます。

医事業務やレセプト業務を委託している場合も同じ形が起きます。企画管理編は、外部の利用者についてアクセス権限とアクセス状況を管理するよう求めています(13 章)。事務や運用を外部に委託するときは、委託契約の契約書に守秘・非開示の内容を含め、委託先の就業規則などにも同じ対応を求めることが遵守事項です(7 章)。委託先の要員が交代しても医療機関側の ID 発行が追いつかなければ、1 つの ID を委託先に渡す形になり得ます。

オンライン診療や予約・問診などの外部サービスでは、サービスの側の ID 管理が加わります。厚生労働省の「オンライン診療の適切な実施に関する指針」は、診療システムに影響しうるオンライン診療システムを使うときは、2 本のガイドラインに沿った対策を求めています。医療機関には、多要素認証(2 つ以上の方法で本人を確かめること)を用いるのが望ましいとしています。

私物端末(BYOD)も、規程と台帳の対象になる場面です。ガイドラインは、規程と台帳で管理する前提でこの使い方を想定しています(企画管理編 9 章)。管理されていない端末での BYOD は許可してはならない、ともしています(システム運用編 8.5)。

機器やソフトに接続するために「便宜的に利用する ID」も、企画管理編は利用者の種類として整理し、運用規則を定めるよう求めています(13.1.1)。共有のまま残るなら、決めたうえで残す ID です。共通のパスワードや使い回しが被害を広げた公表事案は、委託先と共通のパスワードから侵入された事案と管理者パスワードの使い回しから被害が広がった事案にまとめています。

ガイドラインが求める認証・権限・記録の骨子

第 7.0 版のうち、アカウント管理に関わる項目を表にします。「遵守事項」は各章の冒頭の箱に置かれた守るべき決まりです。「考え方」はその後の本文にある説明で、強さが違います。

二要素認証は、パスワードに加えてもう 1 つの方法で本人を確かめる仕組みです(二段階認証(二要素認証)とは)。

共有アカウントをどう扱うか

上の表を共有アカウントに当てはめると、決めることは 2 つに絞れます。個人の ID に分けられるものは分けること、分けられずに残るものは誰が使ったかを残す方法を決めることです。選べる形は次の 4 つです。1 つ目と 3 つ目は個人ごとの ID に分ける方向、2 つ目と 4 つ目は共有のまま残す方向です。

パスワードを見せずに使わせる仕組みに当たるのは、ID 管理サービスがパスワードを代わりに入力する機能や、アクセス管理ツールです。4 つはどれか 1 つを選ぶものではなく、システムごとに組み合わせられます。共有のまま残す方法を道具の種類で比べたものは共有アカウントの管理に、管理者用の ID の扱いは管理者用アカウント(特権 ID)の管理にあります。共有アカウントに二要素認証を付けると、コードを受け取る端末も共有になります。この問題は共有アカウントの二段階認証を複数人で使うときの問題と選択肢にまとめています。

何から始めるか

医療情報システムと ID の一覧を作るところから始めます。企画管理編は、管理権限の種類とその ID、利用が認められている人を一覧にし、棚卸しの結果を経営層に報告して承認を得るよう求めています(13 章)。システム名、ID、使っている人、二要素認証に対応しているか、記録の機能があるかを書き出します。

次に、個人に分けられるものは分けます。人事の情報と整合させて ID を付け、退職や勤務終了に合わせて削除する手順を決めます。委託先の要員には、外部の利用者として権限とアクセス状況を管理できる形で ID を用意します。

残る共有 ID は、上の表から記録の方法を決めます。あわせて、二要素認証の期限をシステム更新の計画に入れます。委託先とは、責任の分かれ目(責任分界)と記録の提供を書面で取り決めます。委託先の監督の考え方は委託先の監督とはにまとめています。