Google ビジネス プロフィールのオーナーと管理者を、本部・店舗・運用代行会社でどう分けるか

Google ビジネス プロフィール(Google 検索や Google マップに出る店舗の情報を管理するサービス)では、1 つの店舗のプロフィールに複数のユーザーを追加できます。ユーザーにはオーナーか管理者を付けます。本部・店舗・運用代行会社で運用するときは、誰をどちらにするかで、担当が外れるときの作業が決まります。人ごとに許可を出す仕組みは権限付与(アカウントを共有しないアクセス)とはで説明しています。

オーナーと管理者でできることの違い

公式ヘルプの権限の表で、オーナーだけに付いている項目は「ユーザーの追加と削除」と「ビジネス プロフィールの削除」の 2 つです。投稿、クチコミへの返信、営業時間や写真の編集などは、管理者でもできます。

オーナーは複数置けますが、そのうち 1 人だけがメインのオーナーです。メインのオーナー権限を譲渡できるのはメインのオーナーだけで、譲渡するまでは自分をプロフィールから外せません。

追加されたばかりのオーナーと管理者は、7 日ほど一部の操作ができません。プロフィールの削除と削除の取り消し、他のオーナーや管理者の削除、メインのオーナー権限の譲渡です。

招待は、相手のメールアドレスを指定して行います。Google グループ(複数の人をまとめた宛先)は、オーナーにも管理者にも追加できません。

本部・店舗・運用代行会社への割り振り

誰をオーナーにするかの決まりは公式ヘルプにないので、上の決まりから考えた一例を示します。

本部はメインのオーナーと、もう 1 人のオーナー

メインのオーナーは、本部の担当者が会社のメールアドレスで作った自分の Google アカウントで持ちます。譲渡にはメインのオーナー本人の操作が要るので、辞めるときの手続きの中で譲渡を済ませてもらえる本部の人が持つ形です(下の「本部のメインのオーナーが異動・退職する」)。メインのオーナーが不在でも人を足したり外したりできるよう、本部にもう 1 人オーナーを置きます。管理者は人を追加も削除もできないためです。

店舗はそのお店のプロフィールの管理者

店長やスタッフは、自分のお店のプロフィールにだけ管理者として追加します。管理者はユーザーを追加できないので、店舗の判断で入れる人が増えることはありません。

運用代行会社は担当者ごとの管理者

運用代行の作業(投稿、クチコミへの返信、分析情報のダウンロード)は、管理者で足ります。担当者ごとに会社のメールアドレスで招待し、1 つのアカウントをチームで使い回さないようにします。その代わり、代行会社の担当者が増えるたびに、本部へ招待を頼むことになります。

代行会社にメインのオーナーを渡すと、契約が終わるときに代行会社の操作が要ります。連絡が取れないときに公式ヘルプにある手続きは「オーナー権限をリクエストする」で、現在のオーナーの返答期限は 3 日です。返答がなければビジネスの確認(Google にオーナーだと確かめてもらう手続き)に進めることがありますが、いつもできるとは限りません。

店舗が多いときのビジネス拠点グループ

店舗が多い場合は、複数のプロフィールをビジネス拠点グループ(旧称「ビジネス アカウント」。複数の店舗をまとめて管理する単位)に入れられます。グループにもオーナーと管理者がいて、権限の範囲は 1 店舗のプロフィールとは違います。

グループのオーナーや管理者は、あとから加えた店舗も含め、グループ内のすべてのプロフィールに入れます。プロフィールを移す先は、移す人がオーナーか管理者になっているグループです。

そのため、運用代行会社の担当者をグループの管理者にすると、担当外の店舗にも入れ、削除や、別のグループへの移し替えもできる状態になります。担当する店舗が決まっている人は、店舗ごとに追加すれば範囲を絞れます。

代行会社には、代理店向けの組織アカウント(複数のクライアントのプロフィールをまとめて扱うもの)もあります。1 店舗のプロフィールは、オーナーが代行会社のグループをグループ ID(グループごとに振られた番号)で招待するか、代行会社から申請します。ビジネス拠点グループは、グループのオーナーが代行会社の組織を組織 ID(10 桁の番号)で招待します。

代行会社のグループに入ったプロフィールには、そのグループのオーナーと管理者が全員入れるので、店舗ごとの管理者より範囲が広くなります。代行会社で担当者が辞めたとき、組織から外せるのは組織のオーナーだけです。

担当が外れるとき

店舗や運用代行会社の担当者を外す

オーナーが「ビジネス プロフィールの設定」の「ユーザーとアクセス権」で、その人を削除します。その人の返信や投稿はプロフィールに残ります。メインのオーナー以外は、同じ画面の「管理をやめる」で自分から外れることもできます。承諾前の招待は「保留中」から「招待をキャンセル」で取り下げます。

グループで入っている人を外せるのは、グループのオーナーだけです。店舗ごとのオーナーと管理者はグループとは別に設定されるので、店舗ごとの一覧も見ます。

本部のメインのオーナーが異動・退職する

1. 後任を同じプロフィールのオーナーか管理者として追加します。後任は追加から 7 日ほど、元の担当者を含め他の人を外せません。外す作業を後任がするなら、7 日以上前に追加します。
2. メインのオーナーが「ユーザーとアクセス権」で後任を選び、「アクセス」を「メインのオーナー」に変えて保存します。
3. 譲渡のあと元のメインのオーナーがどの役割になるかは公式ヘルプに書かれていないので、一覧で確かめてから外します。

運用代行会社との契約が終わる

本部のオーナーが代行会社の担当者全員を各店舗から外し、グループのオーナーがグループから外します。代行会社がメインのオーナーを持っていた場合は、契約が終わる前に本部への譲渡を頼みます。組織アカウントでつないでいる場合、本部の側から外す手順は公式ヘルプには書かれていないので、代行会社と確かめます。担当交代の作業全体は運用担当者の交代・退職時のアカウント引き継ぎチェックリストにまとめています。

共有の Google アカウントで入っている場合

店舗用の 1 つの Google アカウントをオーナーにしてパスワードを共有していると、ユーザーの一覧にはそのアカウントしか出ません。1 人だけを外すには、パスワードを変えて残る人に配り直すことになります。YouTube ヘルプも、Google アカウントの乗っ取りを防ぐ案内で「メールアドレスとパスワードの情報を他のユーザーと共有しないでください」と書いています。

この形から移るときは、使っている人をそれぞれ自分のアカウントで管理者に追加します。共有アカウントがメインのオーナーなら、本部の担当者のアカウントへ譲渡してから、共有アカウントを外します。