私物端末に残る業務の情報と、残さずにウェブサービスを使わせる方法

私物のパソコンで業務のウェブサービスを開くと、端末にはいくつもの情報が残ります。主なものは 5 つで、閲覧履歴、クッキー、ブラウザーに保存したパスワード、パスワードマネージャーが端末に置く保管庫の写し、ダウンロードしたファイルです。消え方はそれぞれ違います。パスワードは、本人が知っていれば、端末の設定をどう組んでも手帳や自分のパスワードマネージャーに控えられます。残さないには、会社が配る Chrome の設定で保存とダウンロードを止め、パスワードは本人に渡さない形にします。

私物端末に残る主な 5 つのもの

クッキーは、サイトがブラウザーに保存させるファイルです。Chrome のヘルプは、その使い道の例として、ログインしたままの状態を保つことを挙げています。クッキーが残った端末では、次にそのサービスを開いた人が、ログインしたままの状態で入れることがあります。

5 つの残り方を並べます。「閲覧データの削除」は Chrome の「閲覧履歴データを削除」のことで、閉じると履歴を残さないウィンドウは次の節で説明します。

このほか、開いたページの文字や画像の一時保存(キャッシュ)と、住所などの自動入力の項目も端末に残ります。どちらも閲覧データの削除で消えます。

Chrome が持つもののうち、閲覧データの削除で消えないのは保存したパスワードとダウンロードしたファイルです。Chrome のヘルプによると、保存したパスワードは削除の対象外で、パスワード マネージャーの画面から別に消します。ダウンロード履歴を消しても、消えるのはファイルの一覧で、ファイル自体はパソコンに残ります。退職のときに履歴の削除を頼むだけでは、パスワードとファイルは端末に残ります。

総務省の「テレワークセキュリティガイドライン」第 5 版も、ブラウザーに記憶させたパスワードをコラムで取り上げています。端末が不正なプログラムに感染すると漏れるおそれがあるので、重要なサービスでは記憶させずに入力するよう勧めています。

閉じると履歴を残さないウィンドウで消えるもの

Chrome には、閉じると閲覧履歴やクッキーを残さない別のウィンドウがあります(Chrome のシークレットウィンドウ)。ヘルプによると、このウィンドウの中で保存されたクッキーやサイトのデータは、このウィンドウをすべて閉じた時点で消えます。

消えないものもあります。同じヘルプは、ダウンロードしたファイルは本人が消すまで端末に残り、追加したブックマークも残るとしています。パスワードを保存するかどうかの扱いは、このヘルプには書かれていません。また、消えるのはウィンドウをすべて閉じたときなので、開いたまま席を離れれば、ログインしたままの状態も残ります。

パスワードマネージャーが端末に置く写し

パスワードマネージャーを私物端末のアプリで使うと、保管庫の写しが端末に置かれます。Bitwarden と 1Password のヘルプによると、この写しは暗号化(第三者に読めない形にすること)されています。

利用を止めても、端末の写しはすぐには消えないことがあり、1Password と Bitwarden のヘルプはパスワードの変更を勧めています。止め方と変えるパスワードの選び方は、パスワードマネージャーで共有していた人が辞めるとき、何を止めて何を変えるかにまとめています。

端末に写しを置かせない設定もあります。1Password Business では、保管庫ごとに使えるアプリを選べます。すべてのアプリを外してウェブ版(1Password.com)だけを許せば、端末に写しが置かれないとヘルプは説明しています。この場合、会社の端末も含めて、その保管庫はブラウザーで開く形になります。

会社が配る Chrome の設定で止められること

Google の管理画面(管理コンソール)から配る Chrome の設定は、私物端末にも届きます。会社がその Chrome を登録するか、本人が会社の管理する Google アカウントでログインした場合です。Chrome Enterprise のヘルプは、個人の Gmail のアカウントでログインした場合は適用されないとしています。前提として、会社が Google Workspace か Cloud Identity(Google の、社員のアカウントを管理するサービス)を契約し、会社のメールアドレスが自社のものだと Google で確認を済ませている必要があります。

私物端末に残るものに関わる設定を、管理画面の表記で並べます。

表の「同期」は、ブラウザーの中身を別の端末とそろえる仕組みです。一時的ログインモードは、ヘルプが同期を切らないよう勧めています。閲覧データの有効期間とは同期の扱いが逆なので、どちらを使うかを先に決めます。パスワードの保存を止める設定の詳しい扱いは、ブラウザーのパスワード保存を業務で使ってよいかにまとめています。

これらの設定が働くのは、登録した Chrome か、会社のアカウントでログインした Chrome の中だけです。同じ端末でも、登録していない Chrome に個人のアカウントでログインしたり、別のブラウザーで開いたりすれば、設定は届きません。端末ごと管理する方法や画面だけを映す方法との違いは、私物端末(BYOD)で業務システムを使わせるときの選択肢で比べています。

端末の設定では消せないパスワード

ブラウザーの設定で止められるのは、ブラウザーが保存するものだけです。本人がパスワードを知っていれば、手帳や自分のパスワードマネージャーに控えられ、それは端末の設定では消せません。

私物端末にパスワードを残さないには、パスワードを本人に知らせない形を選ぶことになります。ログインのときにパスワードが画面に出ず、ブラウザーにもパスワードマネージャーにも保存されない形です。パスワードマネージャーの、パスワードを隠して共有する設定は、値が本人の保管庫に入るので、これに当たりません。詳しくはパスワードを見せない共有設定で、パスワードは守れるかにまとめています。

私物端末を認める前に決めること

1. 業務のサービスを、どのブラウザーのどのアカウントで開かせるか。会社の設定が届く Chrome は限られるからです。
2. ダウンロードを認めるか。ダウンロードしたファイルは、閉じても閲覧データを消しても残るからです。
3. パスワードマネージャーの保管庫を、私物端末のアプリで開かせるか。写しが端末に置かれ、利用の停止がすぐに届かないことがあるからです。
4. 本人にパスワードを渡すか。渡したパスワードは、端末の設定では消せないからです。