業務委託やフリーランスを自社の Slack に入れるときの、ゲストと Slack コネクトの使い分け

業務委託やフリーランスの人と Slack でやり取りするために、社内の誰かのアカウントを貸す必要はありません。共用のアカウントを作る必要もありません。外部の人のための仕組みが 2 つあります。ゲストと、Slack コネクトです。委託先にアカウントを使わせるときの全体は、委託先に自社のアカウントを使わせるときの管理にまとめています。

ゲストの 2 種類

ゲストは、ワークスペース(会社ごとの Slack の場所)の中で、入れる範囲を限ったメンバーです。請負業者やインターン、取引先の人と仕事をする場面のための仕組みで、有料プランでだけ使えます。

無料のシングルチャンネルゲストを招待できる数は、料金がかかっているメンバーの数の 5 倍までです。メンバーが 10 人なら 50 人です。公式ヘルプは、このメンバーを「有料アクティブメンバー」と呼んでいます。

ゲストが使える機能は、通常のメンバーより少なくなっています。公式ヘルプの権限の表では、ゲストは参加しているチャンネルのメッセージとファイルの履歴を見られます。ダイレクトメッセージを自分から送れる相手は、同じチャンネルにいるメンバーだけです。

招待と期限

ゲストを招待できるのは、ワークスペースのオーナーと管理者です。通常のメンバーは、招待のリクエストを送れます。

オーナーと管理者は、ゲストが使える期間を次の 3 つから選べます。

• 一定の期間がたったら、自動で使えなくする
• 使えなくなる日付を指定する
• 期限を付けない

期限の 5 日前に、設定したオーナーか管理者と、ゲストの両方に知らせが届きます。日付はあとから変えられます。契約の終わりの日を期限にしておけば、止め忘れを防ぎやすくなります。期限を付けても、マルチチャンネルゲストの請求は通常のメンバーと同じ扱いです。

ゲストを追加すると、ワークスペースの名簿に、誰が招待したか、どのチャンネルに入れるか、期限があればその日付が載ります。誰が招いたのかを、名簿で確かめられます。

入れるチャンネルは、あとから変えられます。次の 2 つを管理できるのは、オーナーと管理者だけです。マルチチャンネルゲストがどの公開のチャンネルに入れるかと、シングルチャンネルゲストのチャンネルです。非公開のチャンネルは扱いが違います。通常のメンバーも、ワークスペースに入ったあとのマルチチャンネルゲストを、非公開のチャンネルに追加できます。

Slack コネクトとの使い分け

Slack コネクトは、別々の会社の Slack を、チャンネルや 1 対 1 のメッセージでつなぐ機能です。相手は自分の会社の Slack のまま参加します。以下はチャンネルでつなぐ場合の説明です。

公式ヘルプは、使い分けを次のように説明しています。ゲストが向くのは、自分のワークスペースを持たない外部の請負業者と仕事をする場合です。特定のチャンネルに追加したり外したりしたい場合にも向きます。相手の会社にすでに Slack があるときは、ゲストとして招くより、Slack コネクトでつなぐ形を案内しています。

チャンネルでつなぐ場合は、どの会社も Slack の有料プランを契約していることが条件です。有料プランでない相手には、Slack コネクトを無料で試すよう招待できます。チャンネルを作った側の会社がチャンネルのオーナーで、ほかの会社を招待することと外すことは、オーナーの会社だけができます。

契約が終わるとき

ゲストに期限を付けていない場合や、期限より前に契約が終わった場合は、オーナーか管理者がアカウントを解除します。エンタープライズ向けのプランでは、操作する画面が違います。公式ヘルプによると、解除すると次のようになります。

• 本人に通知は送られません。
• その人が書いたメッセージと載せたファイルは、チャンネルに残ります。
• その人はすべてのチャンネルから外れ、すべての端末でサインアウトされ、以後サインインできなくなります。

事情が変われば、アカウントを再開できます。

Slack コネクトでつないでいた場合は、チャンネルのオーナーの会社が、相手の会社をチャンネルから外します。相手の会社が作ったチャンネルでは、オーナーは相手の会社です。自社の側からは外す操作ができないので、相手の会社に、チャンネルから自社を外してもらうよう頼みます。自社だけでやめるには、相手の会社との連携を解除します。既定では、ワークスペースのオーナーと管理者ができる操作です。ただし、その会社と一緒に入っているすべてのチャンネルとダイレクトメッセージに影響し、元に戻せません。

チャンネルに書いたパスワード

ゲストは、参加しているチャンネルの履歴を見られます。そのチャンネルに、業務で使うサービスの ID とパスワードが書かれていれば、ゲストも読めます。アカウントを解除しても、ゲストが読んだパスワードはそのまま使えるので、契約が終わるときに 1 つずつ変えることになります。

Slack コネクトでつないだチャンネルも同じです。連携を解除しても、招かれた側の会社は、チャンネルでの権限によっては、そのチャンネルの読み取り専用の写しを持ち続けます。相手の会社が作ったチャンネルなら、相手の会社はそのチャンネルをそのまま使い続けます。

外部の人を入れる前に、そのチャンネルの履歴にパスワードがないかを確かめます。送り方を変える方法は、Slack・メールでパスワードを送るのをやめる方法にまとめています。契約が終わるときの作業全体は、委託終了・担当交代時のアクセス回収チェックリストで扱っています。